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公证机构内部管理若干问题思考
发布者:  发布时间:2017-5-23  点击次数:1185 返回
 

公证机构内部管理若干问题思考

兴城市公证处  马汉林

作为一种法律服务业,公证在现代社会中正扮演着越来越重要的角色。如何建立高效、公正的现代公证事业成为每一个业内人士积极思考的问题。当前,单位的内部控制和外部监督理论已经成为越来越多的人们重视、研究的管理学课题。本文在参考相关行业管理理论的基础上,尝试提出在当前公证体制面临转型的特殊时期内,如何加强公证机构的内部管理,以实现机构和行业的长期、健康、可持续发展。

根据《公证法》的规定,“公证机构是依法设立,不以营利为目的,依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构”。由于我国幅员辽阔,地域、城乡的经济发展程度存在很大差别,公证机构在数十年的体制改革大潮中发展、延续、探索了行政、事业、合伙等类型。根据公证工作改革的精神,行政体制的公证处改制成为执行国家公共职能、自主开展业务、独立承担责任、按市场规律和自律机制运行的公益性、非营利的事业法人是公证行业改革的主流,尤其是沿海经济发达地区,事业法人已占公证机构的绝对高比例。本文即以事业单位为例,探讨公证机构的内部管理。

公证机构的内部管理主要有两方面构成,一是行政管理,不断健全财务、资产、人事、档案和后勤等各项工作,确保公证机构正常运转,公证业务能顺利开展;另一方面是业务管理,确保公证业务符合法律、法规对公证行为在实体和程序上的规定,使公证的公信力得以维护。为确保公证机构健康、有序和规范地发展,必须对公证处内部管理机制和运行机制进一步进行改革和规范。综合观察公证机构的运转,笔者认为,在今后相当长一个时期内,建立合理的用人制度、科学的考核和激励机制、民主的管理机制和公证质量管理监管制度是加强公证处内部管理和建设的重要内容。

一、合理的用人制度

合理的用人制度,主要包括有针对性的培训和引进竞争机制。对任何一种事业来说,人始终是决定新的因素。应该说,通过司法考试已经成为提高公证机构从业人员素质的重要手段。此外,为进一步加强公证队伍建设,要实现对公证人员的职业道德执业纪律教育,保证公证员每年一定课时的在职培训,提高公证员的法律政策水平和业务素质。由于改革的时间还不长,从业人员队伍素质尚在提升过程当中,一些问题正有待破解:一方面,从业时间较长的公证员经验丰富但学历普遍不高,学习意识不强,法律基本功较为薄弱,另一方面,新入行业人员学历虽高,但对社会现实的接触尚不够深入,有待社会的磨练。所以,加强公证员职业培训,是当前工作的重中之重。当然,公证员注重提高自身综合素质才是解决问题的根本之道。

公证机构应当按照自身的机构的特性采取灵活的用人机制。首先,公证机构应当取消编制束缚,通畅公证人才的“进口”和“出口”,使不想干和干不好的人走得了,想要干而且优秀的人进得来,以此增强公证人员的责任感和使命感,进而使公证处始终保持旺盛的生命力。应当指出的是,在当前公证业务受政策影响较为明显的实际情况下,公证机构应做到在吸收人员的问题上宁缺勿滥,对所吸收人员的学历、经历、品行、能力等各方面都应制定相应标准,切忌单纯为了扩大规模而盲目进人。

其次,要在公证机构内部实现公平的人才竞争,按照工作岗位设定相应的考核机制,实现集体利益与个人利益的相对稳定的动态平衡,增强公证机构对优秀人才的吸引力。实践中,由于公证机构长期遵循行政机关的运行方式,“按资排辈”、“平均主义”等惯性思维不同程度地存在,要使公证机构焕发活力,必须实行以岗位考核为中心的考核机制,真正做到人尽其才,才尽其用,“陈力就列,不能者止”。

再次,公证机构应当建立从业人员的生活保障制度。在财力允许的前提下,公证机构应该以人为本,使从业人员享有合理的社保、医保、养老及与公证机构财力匹配的福利待遇等,进而使公证人员在激烈的市场竞争中有安全感和归属感,愿意全心全意投身公证事业。

二、科学、正面的激励机制

建立科学、合理的分配机制是公证机构内部管理的重要方面。综合运用好奖惩、竞争、考核机制对于调动公证员的积极性、吸引高素质人才、提高公证队伍素质、确保公证质量,进而促进公证机构健康发展都会起到积极的促进作用。

当前,公证机构分配机制存在的不足突出表现为公证员的业务创收与个人的收入过度挂钩,进而公证机构的管理埋下了隐患。首先,公证员的业务创收与个人的收入过度挂钩不利于公证质量的提高。在这种分配机制引导下,一些公证员必然盲目追求办证数量和个人创收,导致重数量轻质量,不严格执行公证程序和质量标准。其次,公证员的业务创收与个人的收入过度挂钩不利于提高公证员的素质。一些公证员想方设法通过增加创收来获取较高报酬,无形中降低了公证员钻研业务、更新知识的自觉性,忽视工作技能和业务知识的提高、更新。

因此,探索建立一种科学合理的公证机构考核分配机制应当成为当前公证行业的迫切任务。公证机构分配机制一方面要遵循注重社会效益的原则,引导公证处和公证员积极服务社会、回报社会;另一方面要坚持全面、综合考核的原则。根据公证行业的特点,考核项目应当具有综合性,特别是对公证员的考核项目要包括:办证质量、数量、收费、思想品德、职业道德和执业纪律、遵守各项管理制度、同行互助、调研、提出合理化建议、参加社会公益活动、办理法律援助事项等内容。另外,公证机构设立的岗位职责要明确、考核项目要做到细化、量化,具有可操作性。

三、民主的管理机制

在公证机构运转的过程中,公证机构的从业人员应该有民主管理的意识,特别是主要领导干部,由于在领导班子中处于特别重要的地位,起着关键的作用,必须树立民主管理、自觉接受监督的理念。一方面,民主管理可以使从业人员站在主人翁的角度,对公证机构的组织建设、队伍建设、执业活动、质量控制、内部管理等情况进行监督,强化对公证机构“三重一大”事项决策运行的透明度,减少权力“寻租”的机会,有效预防公证机构主要领导独断专行、为所欲为情况的发生。另一方面,随着法治社会建设的不断进步,社会现实发生着深刻的变革,新的法律、法规不断出现,依靠惯性思维可能错过机遇,也可能出现对出现新问题的判断失误。聚集民意、发挥民智则可以帮助机构负责人作出科学的判断和决策。

公证机构的民主管理制度应以处务公开为主要内容,处务公开制度应坚持实际、实用、实效的原则。公证机构的重大决策、群众关心的事项、涉及从业人员利益的重大问题、财务收支情况等应及时公开。动用公证机构重大资源、修改人事与分配等基础性制度及其他与从业人员切身利益密切相关的事项,都应当实行民主决策,决策的事项要符合党的方针政策和国家法律法规。

此外,公证机构的民主管理制度还应包括规范民主决策的程序、建立决策责任追究制度、民主理财制度建设、民主评议公证处领导工作制度、建立和完善处领导的激励、约束制度等。

四、量化的公证质量监控制度

公证质量是公证工作的生命线,也是公证机构内部管理成功与否的重要衡量标准。公证机构要实现健康、有序发展,不被各种质量问题而衍生的突发事件和杂音干扰,就必须建立一套行之有效的量化的公证质量监控制度。

确保公证质量,必须制定完备的公证质量标准。首先,应建立公证质量审查的标准,一是对公证事项审查的质量标准,包括对当事人的身份、行为能力、意思表示、文书的完备、行为的合法性审查等;二是对证明材料审查的质量标准,包括对证明材料真实、合法性及证明材料与待证事项之间的关联性审查。其次,应制定办证程序的质量标准,包括公证事项的申请、受理、审查、审批、出证等程序上的要求、出具公证书所依据的证据材料标准等。再次,应制定公证书的质量标准,该质量标准可分为公证书的形式质量标准和实体质量标准。前者包括公证文书的制作、证词的书写、案卷的装订等方面的质量标准;后者是公证结论的质量标准,包括认定事实的质量标准和法律适用的质量标准。

确保公证质量,还必须落实环环相扣的质量监控机制。首先,应完善各项公证业务的办理程序,规范公证文书流转程序环节,前移质量控制关口,明确责任和奖惩;其次,应规范和完善审批制度,通过建立审批标准,理清承办人和审批之间的职责关系,增强承办人的责任心和业务能力;再次,应建立公证质量检查员和内部记录、上报、统计制度,通过各环节岗位,及时发现和纠正质量差错,并进行数据分析,增强公证质量改进措施的针对性和有效性。

综上所述,在法律、法规对于公证机构的具体要求还存在缺位的现状下,公证机构必须健全内部管理,提高从业人员的综合素质,设计更加科学、合理、公平的管理和分配制度,完善各项规章制度,严格按规章制度办事,保证公证质量,惟其如此,才能实现公证机构和行业的长期、健康、可持续发展。

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